Привіт усім! Сьогодні ми говоримо про критично важливу тему для будь-якої агенції чи малого середнього бізнесу (МСБ): вибір правильної системи управління.
На нашому власному проекті «Просто про маркетинг» та в агентстві ми тривалий час використовували ClickUp для трекінгу проектів, завдань та годин спеціалістів. Це ефективний трекер. Але ми дійшли до рівня, коли нам стало недостатньо лише проектного менеджменту для ефективного управління агентством.
Проблема трекерів: Функціональні обмеження та несподівані витрати
Більшість маркетингових та проектних агенцій працюють за моделлю ціноутворення Time and Material. Ми використовуємо такі сервіси, як ClickUp, для управління проектами та завданнями, формування історії завдань, керування командою, трекінгу годин працівників та генерації репортів для виставлення рахунків. Крім ClickUp, ми використовували й інші трекери, такі як Monday та Jira, але принцип у них схожий.
Головна проблема полягає в тому, що ClickUp закриває лише напрямок проектного менеджменту. Якщо порівняти управління компанією із колом, що включає проектний менеджмент, фінанси, CRM/продажі, управління персоналом, аналітику та звітність, то трекер ефективно закриває лише одну частину.
Наразі, щоб керувати фінансами, CRM та продажами, ми змушені використовувати Google Таблиці. Але, як говорить відомий вислів: «Рішення завжди на рівень вище, ніж проблеми». Щоб вирішити наші проблеми, нам потрібно перейти від трекера до повноцінної ERP-системи.
На візуальному прикладі це виглядає так: ClickUp – це рогатка, а ERP-система, як if.team, – це дробовик.
Фінансова перевага: Якщо ClickUp коштує $175, то if.team – $50
Окрім функціональних обмежень, ClickUp має досить дивну цінову політику. Наприклад, ми платимо за 10 користувачів приблизно $175 на місяць (близько $17 за юзера). При цьому якась елементарна функція, як-от можливість додавати коментарі при трекінгу часу, вимагає додаткової плати, збільшуючи вартість користувача з $12 до $17.
Натомість, українська ERP-платформа if.team пропонує значну економію. Для команди з 10 людей оплата становитиме $50 на місяць, що майже в чотири рази менше. Якщо обрати річну оплату, можна зекономити у п'ять разів. Це супер.
ERP-система if.team: Інтегроване управління бізнесом
if.team об’єднує всі необхідні напрямки управління агентством чи МСБ в єдиній системі.
- Проектна економіка та Фінанси (Те, чого немає у трекерах): У if.team ви не просто трекаєте завдання, а бачите економіку проектів. Ви можете моніторити згоряння бюджету в реальному часі, рентабельність проекту та флоу платежів.
- Проекти можна ділити на ітерації (наприклад, підготовка стратегії, запуск сайту, тестування), які планувати окремо в годинах та грошах.
- Є окремий розділ «Фінанси», де можна переглядати транзакції, доходи (платежі клієнта) та витрати (зарплата, податки) в реальному часі, а також аналізувати cash flow та profit and loss.
- Система має вбудований генератор інвойсів та актів.
- CRM та Управління Лідами: if.team пропонує розділи для управління лідами та клієнтами.
- Ліди можна вести по флоу на різних стадіях роботи (наприклад, MQL, SQL).
- Доступні різні вигляди, зокрема улюблений багатьма канбан або список, що дуже зручно.
- Управління Командою та HR: Система закриває важливий напрямок HR та управління персоналом.
- Керівник може ефективно управляти завантаженням команди за допомогою календаря.
- Можна вести облік відпусток та лікарняних (із запитами та погодженнями), а також бачити, скільки днів відпустки нараховано та залишилося.
- Розділ «Структура» допомагає новим працівникам швидко зрозуміти, хто є безпосереднім керівником та до кого звертатися в різних ситуаціях.
- Task Management (Покращений): Хоча if.team має стандартний функціонал трекерів (діаграма Ганта, канбан, трекінг часу в реальному часі або ручне додавання), є важлива перевага: таски діляться на звичайні та повторювані. Це значно спрощує роботу з регулярними завданнями, які не потрібно кожного разу створювати заново.
- Комунікація та Мова:
- Багатомовність: if.team підтримує українську та англійську мови, що дозволяє працювати як із закордонними, так і з українськими замовниками. Розробникам велика подяка за відсутність російської мови.
- Чати: У системі можна створювати приватні чати або чати під конкретний проект/компанію, що дозволяє вести комунікацію в розрізі проекту та може замінити окремі інструменти, такі як Slack.
Наш висновок:
Перехід на ERP-систему if.team – це перехід на новий рівень управління. Це дозволяє нам відійти від хаосу Google Таблиць і консолідувати проектний менеджмент, фінанси, продажі, HR та аналітику в єдиній платформі. Саме тому if.team є кращим рішенням, ніж просто трекер.
